Zeiterfassung Software Vergleich 2025: Die 7 besten Lösungen im Test

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware kann überwältigend sein. Über 50 Anbieter buhlen um Ihre Aufmerksamkeit – doch welche Lösung passt wirklich zu Ihrem Unternehmen? Wir haben 7 führende Zeiterfassungssysteme getestet und verglichen. In diesem Guide erfahren Sie: ✅ Welche Funktionen wirklich wichtig sind ✅ Was die einzelnen Lösungen kosten ✅ Für welche Unternehmensgrößen sie geeignet sind ✅ Wo die Vor- und Nachteile liegen

Auswahlkriterien: Darauf kommt es an

Bevor wir in den Vergleich einsteigen, hier die wichtigsten Kriterien:

1. Unternehmensgröße

• **1-10 Mitarbeiter:** Einfache, günstige Lösungen
• **10-50 Mitarbeiter:** Mittlerer Funktionsumfang
• **50+ Mitarbeiter:** Enterprise-Lösungen mit Schnittstellen

2. Arbeitsmodell

• **Büro:** Stempeluhr, Terminal
• **Homeoffice:** Webbasiert, Mobile App
• **Außendienst:** GPS-Tracking, Offline-Modus

3. Funktionsumfang

• **Basis:** Ein-/Ausstempeln, Arbeitszeitberechnung
• **Erweitert:** Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung
• **Premium:** Lohnbuchhaltung, Personaleinsatzplanung

4. Budget

• **Kostenlos:** Eingeschränkte Funktionen
• **5-15€/Monat:** Standard-Features
• **15-50€/Monat:** Premium-Features

Die 7 besten Zeiterfassungssoftware-Lösungen

1. TimePro Solutions ⭐ Testsieger

**Ideal für:** Kleine bis mittelständische Unternehmen (5-100 Mitarbeiter) **Funktionen:**

• ✅ Web- und Mobile-App
• ✅ GPS-Standorterfassung
• ✅ Offline-Modus
• ✅ Urlaubsverwaltung
• ✅ Krankmeldungen
• ✅ Export zu Lohnbuchhaltung
• ✅ Schichtplanung
• ✅ DSGVO-konform

**Preise:**

• **Starter:** 5€/Mitarbeiter/Monat
• **Professional:** 10€/Mitarbeiter/Monat
• **Enterprise:** 15€/Mitarbeiter/Monat

**Vorteile:**

• ✅ Sehr benutzerfreundlich
• ✅ Deutscher Support
• ✅ 30 Tage kostenlos testen
• ✅ Keine Vertragsbindung

**Nachteile:**

• ❌ Keine eigene Stempeluhr-Hardware

**Bewertung:** ⭐⭐⭐⭐⭐ (4,9/5) ---

2. clockodo

**Ideal für:** Freelancer und kleine Teams (1-20 Mitarbeiter) **Funktionen:**

• ✅ Projektzeiterfassung
• ✅ Budgetüberwachung
• ✅ Reporting
• ✅ API-Schnittstelle

**Preise:**

• **Basic:** 6,50€/Mitarbeiter/Monat
• **Standard:** 8,50€/Mitarbeiter/Monat
• **Pro:** 10,50€/Mitarbeiter/Monat

**Vorteile:**

• ✅ Starke Projektzeit-Features
• ✅ Gute API

**Nachteile:**

• ❌ Keine GPS-Erfassung
• ❌ Kein Offline-Modus

**Bewertung:** ⭐⭐⭐⭐ (4,5/5) ---

3. Clockify

**Ideal für:** Teams mit knappem Budget (beliebig viele Mitarbeiter) **Funktionen:**

• ✅ Projektzeiterfassung
• ✅ Berichte
• ✅ Team-Dashboard

**Preise:**

• **Free:** 0€ (eingeschränkt)
• **Basic:** 3,99$/Mitarbeiter/Monat
• **Standard:** 5,49$/Mitarbeiter/Monat

**Vorteile:**

• ✅ Kostenlose Version verfügbar
• ✅ Unbegrenzte Nutzer in Free-Version

**Nachteile:**

• ❌ US-amerikanisch (DSGVO?)
• ❌ Keine Urlaubsverwaltung
• ❌ Keine GPS-Erfassung

**Bewertung:** ⭐⭐⭐ (3,8/5) ---

4. Personio

**Ideal für:** Mittelständische Unternehmen mit HR-Fokus (50-500 Mitarbeiter) **Funktionen:**

• ✅ All-in-One HR-Lösung
• ✅ Bewerbermanagement
• ✅ Lohnbuchhaltung
• ✅ Zeiterfassung

**Preise:**

• Auf Anfrage (ca. 30-50€/Mitarbeiter/Monat)

**Vorteile:**

• ✅ Umfassende HR-Lösung
• ✅ Deutsche Software

**Nachteile:**

• ❌ Sehr teuer
• ❌ Komplex in der Einrichtung
• ❌ Überdimensioniert für reine Zeiterfassung

**Bewertung:** ⭐⭐⭐⭐ (4,2/5) ---

5. TimeTac

**Ideal für:** Unternehmen mit Schichtbetrieb (20-200 Mitarbeiter) **Funktionen:**

• ✅ Schichtplanung
• ✅ Urlaubsverwaltung
• ✅ Stempeluhr-Hardware
• ✅ Projektzeiterfassung

**Preise:**

• **Standard:** 4€/Mitarbeiter/Monat
• **Premium:** 6€/Mitarbeiter/Monat
• **Enterprise:** Auf Anfrage

**Vorteile:**

• ✅ Eigene Hardware-Terminals
• ✅ Starke Schichtplanung

**Nachteile:**

• ❌ Oberfläche wirkt veraltet
• ❌ Steile Lernkurve

**Bewertung:** ⭐⭐⭐⭐ (4,0/5) ---

6. Toggl Track

**Ideal für:** Remote-Teams und Agenturen (5-50 Mitarbeiter) **Funktionen:**

• ✅ One-Click-Zeiterfassung
• ✅ Browser-Extension
• ✅ Projektzeiterfassung

**Preise:**

• **Free:** 0€ (bis 5 Nutzer)
• **Starter:** 9$/Mitarbeiter/Monat
• **Premium:** 18$/Mitarbeiter/Monat

**Vorteile:**

• ✅ Sehr einfach zu bedienen
• ✅ Gute Browser-Integration

**Nachteile:**

• ❌ US-amerikanisch
• ❌ Keine Urlaubsverwaltung
• ❌ Keine Compliance-Features

**Bewertung:** ⭐⭐⭐⭐ (4,3/5) ---

7. Kimai

**Ideal für:** Technikaff ine Unternehmen mit eigenem Server **Funktionen:**

• ✅ Open Source
• ✅ Selbst gehostet
• ✅ Projektzeiterfassung

**Preise:**

• **Kostenlos** (Self-Hosted)
• **Cloud:** Ab 1€/Mitarbeiter/Monat

**Vorteile:**

• ✅ Komplett kostenlos (Self-Hosted)
• ✅ Volle Kontrolle über Daten

**Nachteile:**

• ❌ Technisches Know-how erforderlich
• ❌ Kein Support
• ❌ Veraltete Oberfläche

**Bewertung:** ⭐⭐⭐ (3,5/5)

Vergleichstabelle

| Software | Preis (pro MA) | Mobile App | GPS | Offline | DSGVO | Support | |----------|----------------|------------|-----|---------|-------|---------| | **TimePro** | 5-15€ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | DE | | clockodo | 6,50-10,50€ | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | DE | | Clockify | 0-5,49$ | ✅ | ❌ | ✅ | ⚠️ | EN | | Personio | 30-50€ | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | DE | | TimeTac | 4-6€ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | DE | | Toggl | 0-18$ | ✅ | ❌ | ✅ | ⚠️ | EN | | Kimai | 0-1€ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | – |

Welche Software passt zu mir?

Für Kleinunternehmen (1-10 MA)

✅ **TimePro Solutions** – Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis ✅ **Clockify** – Wenn Budget knapp ist ✅ **clockodo** – Wenn Projektzeiterfassung wichtig ist

Für Mittelstand (10-50 MA)

✅ **TimePro Solutions** – Umfassende Features, faire Preise ✅ **TimeTac** – Wenn Schichtplanung wichtig ist ✅ **Personio** – Wenn HR-Gesamtlösung gewünscht

Für Großunternehmen (50+ MA)

✅ **Personio** – All-in-One HR-Lösung ✅ **TimeTac** – Enterprise-Features ✅ **TimePro Enterprise** – Flexible Anpassungen

Kostenlose Alternativen?

Tabellenkalkulationen (Excel, Google Sheets)

**Vorteile:**

• Kostenlos
• Flexibel

**Nachteile:**

• Fehleranfällig
• Nicht rechtssicher
• Zeitaufwändig

**Fazit:** Nur für absolute Kleinstunternehmen geeignet

Open-Source-Lösungen

**Beispiele:** Kimai, OpenProject **Vorteile:**

• Kostenlos
• Volle Datenkontrolle

**Nachteile:**

• Technisches Know-how nötig
• Kein Support
• Selbst hosten erforderlich

**Fazit:** Nur für IT-affine Teams

Entscheidungshilfe: 5 Fragen

1. **Wie viele Mitarbeiter haben Sie?** - 1-10: TimePro, Clockify - 10-50: TimePro, TimeTac - 50+: Personio, TimePro Enterprise 2. **Arbeiten Mitarbeiter mobil?** - Ja: TimePro, Toggl - Nein: TimeTac (mit Terminals) 3. **Benötigen Sie GPS-Tracking?** - Ja: TimePro, TimeTac - Nein: clockodo, Clockify 4. **Wie hoch ist Ihr Budget?** - <5€: Clockify, Kimai - 5-15€: TimePro, clockodo - 15-50€: Personio 5. **Benötigen Sie deutsche Server (DSGVO)?** - Ja: TimePro, clockodo, TimeTac - Nein: Clockify, Toggl

Fazit: Unsere Empfehlung

**Für die meisten Unternehmen empfehlen wir TimePro Solutions**, weil: ✅ Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis (ab 5€/MA) ✅ Umfassende Features (GPS, Offline, Urlaub, etc.) ✅ DSGVO-konform auf deutschen Servern ✅ Deutscher Support ✅ 30 Tage kostenlos testen

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