Sollzeiten je Wochentag pro Projekt – So nutzt du TimePro Solutions o…

12.11.2026 · Zeiterfassung

Sollzeiten je Wochentag pro Projekt – Dein Weg zu mehr Planungssicherheit

In Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, ist die präzise Planung von Arbeitszeiten ein entscheidender Erfolgsfaktor. **Sollzeiten je Wochentag pro Projekt** geben Aufschluss darüber, wie viele Stunden ein Team an einem bestimmten Tag an einem bestimmten Projekt leisten soll. Mit dieser Information lassen sich Ressourcen optimal einsetzen, Engpässe frühzeitig erkennen und die Projektkalkulation transparent nachverfolgen.

In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die Sollzeiten‑Funktion in **TimePro Solutions** nutzt, welche Vorteile sie für dein Unternehmen bringt und welche Best‑Practice‑Tipps du beachten solltest. Am Ende findest du eine praktische Checkliste und ein FAQ, das häufige Fragen beantwortet. Und natürlich einen **Call‑to‑Action**, damit du sofort loslegen kannst.

---

Inhaltsverzeichnis

1. [Warum Sollzeiten pro Wochentag wichtig sind](#warum-sollzeiten-pro-wochentag-wichtig-sind) 2. [Grundlagen der Sollzeiten‑Funktion in TimePro Solutions](#grundlagen-der-sollzeiten-funktion-in-timepro-solutions) 3. [Einrichtung: Sollzeiten je Wochentag pro Projekt anlegen](#einrichtung-sollzeiten-je-wochentag-pro-projekt-anlegen) 4. [Auswertung & Reporting](#auswertung--reporting) 5. [Best Practices für die Praxis](#best-practices-für-die-praxis) 6. [Integration mit anderen Modulen](#integration-mit-anderen-modulen) 7. [FAQ](#faq) 8. [Checkliste für den Live‑Start](#checkliste-für-den-live-start) 9. [Jetzt kostenlos testen → /register](#jetzt-kostenlos-testen--register)

---

Warum Sollzeiten pro Wochentag wichtig sind {#warum-sollzeiten-pro-wochentag-wichtig-sind}

1. Transparenz für alle Beteiligten

Wenn jeder im Team weiß, wie viele Stunden an welchem Tag für ein Projekt eingeplant sind, entsteht ein gemeinsames Verständnis für die Projektziele. Das reduziert Missverständnisse und erhöht die Motivation.

2. Frühzeitige Engpass‑Erkennung

Durch den Vergleich von **Ist‑Zeiten** (tatsächliche Buchungen) mit den **Sollzeiten** lassen sich Über- oder Unter‑Auslastungen sofort erkennen. So können Projektmanager rechtzeitig Ressourcen umverteilen.

3. Exakte Kostenkalkulation

Sollzeiten bilden die Basis für die Budgetplanung. Wenn die geplanten Stunden exakt den vertraglichen Vorgaben entsprechen, wird die Abrechnung gegenüber Kunden transparenter und rechtssicher.

4. Optimierung der Personalplanung

HR‑ und Teamleiter können anhand der Sollzeiten Schichtpläne, Urlaubsvertretungen und Überstundenregelungen besser koordinieren – ohne dass einzelne Mitarbeitende überlastet werden.

---

Grundlagen der Sollzeiten‑Funktion in TimePro Solutions {#grundlagen-der-sollzeiten-funktion-in-timepro-solutions}

TimePro Solutions ist eine cloudbasierte Zeiterfassungs‑Software, die speziell für mittelständische und große Unternehmen entwickelt wurde. Die Sollzeiten‑Komponente ist dabei **integriert** und lässt sich nahtlos mit den Modulen **Projektmanagement**, **Ressourcenplanung** und **Reporting** verbinden.

| Feature | Nutzen |
|---------|--------|
| **Wochentags‑spezifische Eingabe** | Definiere unterschiedliche Soll‑Stunden für Montag, Dienstag … Sonntag |
| **Projekt‑zu‑Mitarbeiter‑Zuweisung** | Jeder Mitarbeitende kann mehrere Projekte mit individuellen Sollzeiten haben |
| **Automatischer Soll‑Ist‑Abgleich** | Echtzeit‑Vergleich in Dashboards und Benachrichtigungen |
| **Rollenspezifische Berechtigungen** | Nur Projektleiter dürfen Sollzeiten ändern, Teammitglieder nur einsehen |
| **Export & API** | Daten können in ERP‑Systeme oder BI‑Tools weitergeleitet werden |

Die Funktion ist sowohl im **Web‑Frontend** als auch in der **Mobile‑App** verfügbar – so können Projektleiter von überall aus die Sollzeiten anpassen und Mitarbeitende ihre Buchungen sofort prüfen.

---

Einrichtung: Sollzeiten je Wochentag pro Projekt anlegen {#einrichtung-sollzeiten-je-wochentag-pro-projekt-anlegen}

Schritt 1 – Projekt anlegen oder auswählen

1. Navigiere im Hauptmenü zu **„Projekte“**. 2. Klicke auf **„Neues Projekt“** oder wähle ein bestehendes Projekt aus der Liste. 3. Fülle die Grunddaten (Name, Kunde, Budget, Start‑/Enddatum) aus und speichere.

Schritt 2 – Sollzeiten‑Tab öffnen

Im Projekt‑Detailbereich findest du den Reiter **„Sollzeiten“**. Dort wird eine tabellarische Ansicht angezeigt, in der du die Soll‑Stunden für jeden Wochentag definieren kannst.

Schritt 3 – Wochentags‑Stunden festlegen

| Wochentag | Soll‑Stunden (Standard) | Hinweis | |-----------|--------------------------|---------| | Montag | 8 | Kernarbeitszeit | | Dienstag | 8 | – | | Mittwoch | 6 | Flex‑Tag (z. B. Home‑Office) | | Donnerstag| 8 | – | | Freitag | 7 | Kurzarbeit möglich | | Samstag | 0 | – | | Sonntag | 0 | – |

*Tip:* Du kannst für jedes Projekt **individuelle Werte** festlegen – zum Beispiel mehr Stunden am Montag für ein Projekt mit hohem Kick‑off‑Aufwand.

Schritt 4 – Mitarbeitende zuweisen

1. Wechsel zum Reiter **„Team“**. 2. Klicke auf **„Mitarbeiter hinzufügen“** und wähle die gewünschten Personen aus. 3. Für jeden Mitarbeitenden kannst du nun **individuelle Sollzeiten** pro Wochentag definieren (z. B. Teilzeitkräfte mit 4 Stunden am Montag).

Schritt 5 – Benachrichtigungen konfigurieren

Unter **„Einstellungen → Benachrichtigungen“** lässt sich festlegen, wann Projektleiter über Abweichungen informiert werden sollen (z. B. wenn Ist‑Zeit 10 % über Sollzeit liegt).

Schritt 6 – Speichern & aktivieren

Nach Eingabe aller Werte klickst du auf **„Speichern & aktivieren“**. Die Sollzeiten sind nun im System aktiv und werden im Dashboard angezeigt.

---

Auswertung & Reporting {#auswertung--reporting}

Dashboard‑Übersicht

Im **„Dashboard“** von TimePro findest du das Widget **„Soll‑Ist‑Vergleich pro Projekt“**. Dort werden folgende Kennzahlen visualisiert:

* **Soll‑Stunden pro Woche** (Summen aus den Wochentagen)
* **Ist‑Stunden** (bisher gebuchte Zeit)
* **Abweichungs‑%** (z. B. +12 % = Überstunden)

Detail‑Report: Sollzeiten‑Analyse

1. Gehe zu **„Reports → Zeitberichte“**. 2. Wähle den Filter **„Projekt“** und **„Zeitraum“** (z. B. letzte 4 Wochen). 3. Aktiviere die Spalte **„Sollzeit (Wochen‑Tag)“**. 4. Exportiere den Report als **CSV** oder **PDF** – ideal für die Weitergabe an das Controlling.

KPI‑Beispiele

| KPI | Berechnung | Nutzen | |-----|------------|--------| | Auslastungsgrad | (Ist‑Stunden ÷ Soll‑Stunden) × 100 % | Zeigt, ob das Team über- oder unterlastet ist | | Kostenabweichung | (Ist‑Kosten – Soll‑Kosten) | Frühwarnsignal für Budgetüberschreitungen | | Produktivitätsindex | (Erledigte Tasks ÷ Ist‑Stunden) | Qualität der geleisteten Arbeit messen |

Durch die regelmäßige Analyse dieser Kennzahlen kannst du deine Projektplanung kontinuierlich verbessern.

---

Best Practices für die Praxis {#best-practices-für-die-praxis}

| Praxis | Warum wichtig | Umsetzung |
|--------|----------------|-----------|
| **Standard‑Sollzeiten definieren** | Einheitliche Basis für alle Projekte | Lege im Unternehmens‑Setup einen „Default‑Sollzeit‑Plan“ an (z. B. 8 h Mo‑Fr). |
| **Flex‑Tage berücksichtigen** | Home‑Office, Teilzeit | Nutze die Möglichkeit, pro Wochentag unterschiedliche Stunden zu hinterlegen. |
| **Regelmäßige Soll‑Ist‑Reviews** | Früherkennung von Engpässen | Plane wöchentliche 15‑Minuten‑Meetings mit dem Projektleiter. |
| **Rollenbasierte Zugriffsrechte** | Datenintegrität | Nur Projektleiter dürfen Sollzeiten ändern; Teammitglieder können nur einsehen. |
| **Automatisierte Benachrichtigungen** | Proaktive Steuerung | Setze Schwellenwerte (z. B. +5 % Abweichung) für automatische E‑Mails. |
| **Integration mit Finanzsystem** | Nahtlose Kostenkontrolle | Nutze die API, um Soll‑Ist‑Daten in dein ERP‑System zu übertragen. |
| **Schulung der Mitarbeitenden** | Akzeptanz und korrekte Nutzung | Führe ein kurzes Onboarding‑Video zur Zeiterfassung ein. |

---

Integration mit anderen Modulen {#integration-mit-anderen-modulen}

1. Ressourcenplanung

Die Sollzeiten fließen automatisch in das **Ressourcen‑Planungs‑Board** ein. Dort siehst du, welche Mitarbeitenden in welchen Zeitfenstern bereits verplant sind und kannst neue Aufgaben gezielt zuweisen.

2. Projektbudget

Durch die Verknüpfung von Sollzeiten mit **Stundensätzen** (z. B. 120 €/h für Senior‑Entwickler) entsteht ein **Soll‑Budget**, das im Controlling‑Modul mit dem Ist‑Budget abgeglichen wird.

3. Urlaubs‑ und Abwesenheitsmanagement

Wenn ein Mitarbeitender Urlaub einreicht, reduziert TimePro automatisch die Sollzeit für die betroffenen Tage – das verhindert falsche Überstunden‑Berechnungen.

4. Mobile App

Mitarbeitende können ihre Buchungen unterwegs tätigen und sofort sehen, ob sie noch im Soll‑Rahmen liegen. Push‑Benachrichtigungen informieren bei kritischen Abweichungen.

---

FAQ {#faq}

| Frage | Antwort |
|-------|---------|
| **Wie kann ich Sollzeiten für ein bereits laufendes Projekt nachträglich ändern?** | Öffne das Projekt, wechsle zum Tab „Sollzeiten“ und passe die Werte an. Änderungen gelten ab dem nächsten Tag. |
| **Kann ich Sollzeiten für einzelne Mitarbeitende differenzieren?** | Ja. Im Tab „Team“ lässt sich für jeden Mitarbeitenden ein eigener Soll‑Zeit‑Plan pro Wochentag anlegen. |
| **Wie funktioniert die automatische Benachrichtigung bei Überschreitung?** | Unter „Einstellungen → Benachrichtigungen“ definierst du einen Schwellenwert (z. B. 10 % über Soll). Sobald die Ist‑Zeit diesen Wert überschreitet, erhalten Projektleiter und ggf. die HR‑Abteilung eine E‑Mail. |
| **Gibt es eine Möglichkeit, Sollzeiten in ein externes ERP zu exportieren?** | Durch die integrierte **REST‑API** kannst du Soll‑Ist‑Daten in Echtzeit an jedes ERP‑System senden. |
| **Wie gehe ich mit Teilzeit‑Mitarbeitenden um?** | Lege für die betreffenden Mitarbeitenden im Tab „Team“ einen eigenen Soll‑Zeit‑Plan an (z. B. 4 h Mo‑Fr). Die Plattform rechnet automatisch die wöchentliche Sollzeit zusammen. |
| **Kann ich Sollzeiten für unterschiedliche Kostenstellen definieren?** | Ja. Beim Anlegen eines Projekts kannst du eine **Kostenstelle** auswählen; die Sollzeiten werden dann dieser Kostenstelle zugeordnet. |
| **Was passiert, wenn ein Projekt vorzeitig beendet wird?** | Sollzeiten werden automatisch auf 0 h gesetzt. Bereits erfasste Ist‑Stunden bleiben erhalten für die Abrechnung. |
| **Wie sicher sind meine Sollzeit‑Daten?** | TimePro nutzt AES‑256‑Verschlüsselung, regelmäßige Backups und ISO‑27001‑Zertifizierung. |

---

Checkliste für den Live‑Start {#checkliste-für-den-live-start}

  • [ ] **Standard‑Sollzeit‑Plan** im Unternehmens‑Setup definiert
  • [ ] **Projekt‑Templates** mit vorgefertigten Sollzeiten erstellt
  • [ ] **Mitarbeiter‑Rollen** (Projektleiter, Teammitglied) korrekt zugewiesen
  • [ ] **Benachrichtigungs‑Schwellenwerte** (z. B. +5 % Abweichung) konfiguriert
  • [ ] **Integration** mit ERP‑System (API‑Key) getestet
  • [ ] **Schulungsvideo** zur Zeiterfassung an alle Teammitglieder verteilt
  • [ ] **Dashboard‑Widgets** für Soll‑Ist‑Vergleich im Projekt‑Dashboard aktiviert
  • [ ] **Export‑Format** (CSV/PDF) für Reporting festgelegt
  • [ ] **Mobile App** auf allen Geräten installiert und getestet

    • </ul>---

    Jetzt kostenlos testen → /register {#jetzt-kostenlos-testen--register}

    Du hast gesehen, wie **Sollzeiten je Wochentag pro Projekt** deine Planung, Kostenkontrolle und Team‑Transparenz verbessern können. Mit TimePro Solutions hast du ein leistungsstarkes Werkzeug, das genau dafür gebaut wurde.

    > **Starte jetzt deine kostenlose Testphase und erlebe, wie einfach Projekt‑ und Zeitmanagement sein kann.**
    > 👉 **[Hier registrieren](/register)**

    ---

    *Hinweis: Dieser Blog‑Artikel dient Informationszwecken und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für individuelle Beratung kontaktiere bitte unser Vertriebsteam.*

Zurück zur Übersicht