Integration mit Lohnsoftware: DATEV, Lexware & Co.

In einer digitalisierten Arbeitswelt ist die **nahtlose Verbindung zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung** kein Nice‑to‑have mehr – sie ist ein Muss. Unternehmen, die ihre Arbeitszeitdaten manuell in die Lohnsoftware übertragen, verlieren nicht nur wertvolle Zeit, sondern riskieren auch Fehler, die zu teuren Nacharbeiten führen können.

**TimePro Solutions** bietet als cloud‑basierte Zeiterfassungs‑Software exakt die Schnittstellen, die Sie benötigen, um **DATEV, Lexware, Sage, Personio** und weitere gängige Lohnsoftwares automatisch zu befüllen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen:

* Warum eine Integration unverzichtbar ist
* Welche Lohnsoftwares besonders häufig eingesetzt werden
* Wie die technische Anbindung von TimePro funktioniert
* Praktische Tipps für eine reibungslose Implementierung
* Eine Checkliste und ein FAQ, die Ihnen den Start erleichtern

> **Hinweis:** Am Ende des Artikels finden Sie einen direkten **Call‑to‑Action** – starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testphase und registrieren Sie sich unter [/register](/register).

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Warum die Integration von Zeiterfassung und Lohnsoftware heute entscheidend ist {#why-integration}

1. Zeitersparnis und Kostenreduktion

Manuelle Datenübertragung kostet durchschnittlich **2,5 Stunden pro Monat** pro 100 Mitarbeitende. Multipliziert man das mit einem Stundensatz von 70 €, entstehen schnell **mehrere Tausend Euro** an unnötigen Kosten. Eine automatisierte Schnittstelle eliminiert diesen Aufwand vollständig.

2. Fehlervermeidung und Compliance

Jeder falsche Eintrag kann zu **Fehlberechnungen von Sozialabgaben** führen – ein Risiko, das Unternehmen teuer zu stehen kommt. Durch die direkte Übernahme der Arbeitszeitdaten aus TimePro in die Lohnsoftware wird das Fehlerrisiko auf ein Minimum reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn) wird unterstützt.

3. Echtzeit‑Reporting für das Management

Mit einer Live‑Schnittstelle erhalten Führungskräfte sofortige Einblicke in **Überstunden, Fehlzeiten und Kostenstellen**. Das ermöglicht schnelle Entscheidungen, etwa bei Ressourcenplanung oder Projektcontrolling.

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Überblick über die wichtigsten Lohnsoftwares in Deutschland {#lohnsoftwares-overview}

| Lohnsoftware | Marktanteil (2025) | Besonderheiten | Integrationstyp (TimePro) |
|--------------|--------------------|----------------|---------------------------|
| **DATEV Lohn und Gehalt** | 45 % | Branchenstandard für Steuerberater, umfangreiche Auswertungen | REST‑API, XML‑Export |
| **Lexware lohn+gehalt** | 30 % | Besonders beliebt bei KMU, einfache Bedienung | SOAP‑Webservice, CSV‑Import |
| **Sage HR Suite** | 12 % | Fokus auf HR‑Management, integrierte Zeitwirtschaft | JSON‑API |
| **Personio** | 8 % | Cloud‑basiert, HR‑ und Recruiting‑Modul | Direkt‑API (OAuth2) |
| **ADP Workforce Now** | 5 % | Internationaler Player, starke Payroll‑Engine | SFTP‑Datei‑Transfer |

> **Tipp:** Wenn Sie bereits eine Lohnsoftware nutzen, prüfen Sie, ob TimePro bereits eine vorgefertigte Konnektor‑Bibliothek für diese Lösung bereitstellt. Das spart Entwicklungszeit erheblich.

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Wie TimePro Solutions die Integration technisch realisiert {#technical-implementation}

3.1. API‑First-Ansatz

TimePro setzt auf einen **API‑First-Ansatz**. Das bedeutet, dass sämtliche Daten – von Arbeitszeit‑Einträgen bis zu Projekt‑Kostenstellen – über standardisierte REST‑Endpunkte abrufbar sind. Die wichtigsten Endpunkte sind:

| Endpunkt | Methode | Rückgabe | Beschreibung |
|----------|---------|----------|--------------|
| `/api/v1/timesheets` | GET | JSON | Alle erfassten Arbeitszeiten, gefiltert nach Datum, Mitarbeitenden oder Kostenstelle |
| `/api/v1/employees` | GET | JSON | Stammdaten der Mitarbeitenden (Steuer‑ID, Sozialversicherungsnummer) |
| `/api/v1/projects` | GET | JSON | Projekt‑ und Kostenträgerinformationen |
| `/api/v1/export` | POST | CSV/XML | Generiert einen Export‑File für die Lohnsoftware |

3.2. Datenmapping – Von TimePro zu DATEV / Lexware

| TimePro‑Feld | DATEV‑Feld | Lexware‑Feld | Bemerkungen |
|--------------|------------|--------------|-------------|
| `employee.id` | `Mitarbeiternummer` | `MitarbeiterID` | Eindeutige Kennung |
| `timesheet.date` | `Arbeitsdatum` | `Datum` | ISO‑8601‑Format |
| `timesheet.hours` | `Arbeitszeit` | `Stunden` | Dezimal (z. B. 7,5) |
| `project.cost_center` | `Kostenstelle` | `Kostenstelle` | Optional, bei Projekten nötig |
| `timesheet.type` | `Lohnart` | `Lohnart` | z. B. `Regulär`, `Überzeit` |

Durch dieses Mapping kann TimePro **einmalig** konfiguriert werden – danach laufen alle Exporte automatisch im korrekten Format.

3.3. Authentifizierung & Sicherheit

* **OAuth 2.0** für den Zugriff auf die TimePro‑API
* **TLS 1.3** Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
* **IP‑Whitelisting** optional für besonders sensible Kunden
* **Audit‑Log** – jede Export‑Aktion wird protokolliert und kann im Admin‑Dashboard eingesehen werden

3.4. Automatisierte Export‑Jobs

TimePro ermöglicht das Anlegen von **geplanten Export‑Jobs** (z. B. täglich um 02:00 Uhr). Der Workflow:

1. Der Job ruft die API‑Endpunkte ab.
2. Daten werden nach dem definierten Mapping transformiert.
3. Das Ergebnis wird als **XML‑Datei (DATEV)** bzw. **CSV‑Datei (Lexware)** erzeugt.
4. Die Datei wird per **SFTP** in das vorgesehene Verzeichnis Ihrer Lohnsoftware übertragen.

Der gesamte Prozess ist **transparent**, lässt sich im Dashboard überwachen und bei Bedarf manuell triggern.

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Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung: Integration von TimePro in DATEV & Lexware {#step-by-step-guide}

Schritt 1 – Vorbereitung im TimePro‑Admin‑Panel

1. **API‑Zugang aktivieren** → `Einstellungen → API → OAuth‑Client anlegen`.
2. **Client‑ID** und **Client‑Secret** notieren – diese benötigen Sie später im SFTP‑Connector.
3. **Export‑Job erstellen** → `Automatisierung → Export‑Jobs → Neuer Job`.
4. Zielsystem auswählen (`DATEV` oder `Lexware`) und das gewünschte **Export‑Intervall** festlegen.

Schritt 2 – SFTP‑Zugang bei Ihrer Lohnsoftware einrichten

| Lohnsoftware | SFTP‑Server | Zielverzeichnis | Zugriffsrechte |
|--------------|------------|------------------|----------------|
| DATEV | `sftp.datev.de` | `/incoming/timepro/` | Schreibrechte für `timepro_user` |
| Lexware | `sftp.lexware.de` | `/uploads/timepro/` | Schreibrechte für `lex_user` |

*Hinweis:* Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Lohnsoftware‑Provider. Testen Sie den SFTP‑Zugang mit einem **FileZilla**‑Client, bevor Sie den Export‑Job aktivieren.

Schritt 3 – Mapping in TimePro prüfen

Im Export‑Job‑Wizard gibt es einen **Mapping‑Editor**. Vergleichen Sie die Felder aus der obigen Tabelle und passen Sie ggf. individuelle Felder (z. B. interne Projekt‑Codes) an.

Schritt 4 – Testlauf starten

1. Klicken Sie im Dashboard auf **„Job jetzt ausführen“**.
2. Prüfen Sie im SFTP‑Ordner, ob die Datei erstellt wurde.
3. Öffnen Sie die Datei in einem Text‑Editor – die Struktur sollte dem jeweiligen **DATEV‑XML‑Schema** bzw. **Lexware‑CSV‑Format** entsprechen.

Schritt 5 – Import in die Lohnsoftware

* **DATEV:** Öffnen Sie DATEV Unternehmen online → `Lohn & Gehalt → Import → XML‑Datei auswählen`.
* **Lexware:** Starten Sie Lexware lohn+gehalt → `Datei → Import → CSV‑Datei auswählen`.

Nach dem Import sollten die Arbeitszeitdaten in den jeweiligen **Lohnabrechnungs‑Belegen** sichtbar sein.

Schritt 6 – Monitoring & Fehlerbehebung

* **Dashboard‑Log** – zeigt Erfolgs‑ und Fehlermeldungen pro Job.
* **Benachrichtigungen** – aktivieren Sie E‑Mail‑Alerts bei Fehlermeldungen.
* **Support‑Ticket** – bei anhaltenden Problemen können Sie direkt über das Dashboard ein Ticket an das TimePro‑Supportteam eröffnen.

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Best Practices für eine stabile Integration {#best-practices}

| Praxis | Warum wichtig | Umsetzung |
|--------|----------------|-----------|
| **Einheitliche Zeitzonen** | Vermeidet Verschiebungen bei Nacht‑Shifts | Stellen Sie sowohl TimePro als auch die Lohnsoftware auf **UTC+1** (MEZ) ein. |
| **Regelmäßige Datenvalidierung** | Früherkennung von Dubletten oder fehlenden Feldern | Führen Sie wöchentlich einen **SQL‑Check** auf `NULL`‑Werte in kritischen Spalten durch. |
| **Rollback‑Strategie** | Schnellere Korrektur bei fehlerhaften Importen | Exportieren Sie täglich ein **Backup** der Zeiterfassungs‑Datenbank. |
| **Zugriffsbeschränkung** | Minimiert Sicherheitsrisiken | Nutzen Sie **IP‑Whitelisting** für den SFTP‑Server und setzen Sie **Least‑Privilege**‑Zugriffskonzepte um. |
| **Schulung der Personalabteilung** | Reduziert manuelle Nacharbeiten | Organisieren Sie ein **Kurztraining** (30 min) zu den Import‑Reports in DATEV/Lexware. |

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Sicherheit & Datenschutz – Was Sie wissen müssen {#security-compliance}

1. **DSGVO‑Konformität** – TimePro speichert keine personenbezogenen Daten außerhalb der EU. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS 1.3).
2. **Datenminimierung** – Nur die Felder, die für die Lohnabrechnung nötig sind, werden exportiert.
3. **Audit‑Log** – Jeder Export‑ und Import‑Vorgang wird mit Zeitstempel, Benutzer‑ID und Dateinamen protokolliert.
4. **Vertragliche Auftragsdatenverarbeitung (ADV)** – Auf Anfrage stellen wir Ihnen ein ADV‑Dokument zur Verfügung, das die Verarbeitung Ihrer Mitarbeitenden‑Daten beschreibt.

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Wirtschaftlicher Nutzen – ROI einer automatisierten Integration {#roi}

| Kennzahl | Ohne Integration | Mit Integration | Jahres‑Ersparnis |
|----------|------------------|-----------------|------------------|
| **Manuelle Stunden** | 2,5 h/Monat pro 100 MA | 0,2 h/Monat | 27 h/Jahr |
| **Kosten pro Stunde** | 70 € | 70 € | 1.890 € |
| **Fehlerquote** | 3 % (Abrechnungsfehler) | <0,5 % | Reduktion um 2,5 % |
| **Zusätzliche Kosten durch Korrekturen** | 1.200 €/Jahr | 200 €/Jahr | 1.000 € |
| **Gesamtersparnis** | – | – | **≈ 2.890 €** |

Der ROI lässt sich bereits im **ersten Quartal** realisieren, wenn Sie die initialen Einrichtungskosten (ca. 1.200 €) gegen die jährlichen Einsparungen rechnen.

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Checkliste: Integration von TimePro in Ihre Lohnsoftware {#checklist}

• [ ] **API‑Zugang** in TimePro aktiviert und OAuth‑Client erstellt
• [ ] **Export‑Job** im Dashboard angelegt (Intervall, Zielsystem)
• [ ] **SFTP‑Zugangsdaten** von DATEV/Lexware erhalten und getestet
• [ ] **Mapping** zwischen TimePro‑Feldern und Lohnsoftware‑Feldern geprüft
• [ ] **Testlauf** durchgeführt und Datei im Zielordner kontrolliert
• [ ] **Import** in Lohnsoftware erfolgreich abgeschlossen
• [ ] **Monitoring** (Log‑Ansicht, E‑Mail‑Benachrichtigung) aktiviert
• [ ] **Datenschutz‑Dokumente** (ADV, DSGVO‑Erklärung) bereitgestellt
• [ ] **Mitarbeiter‑Schulung** für die Nutzung der neuen Schnittstelle geplant

</ul>---

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Integration {#faq}

| Frage | Antwort |
|-------|---------|
| **Wie lange dauert die Einrichtung?** | In den meisten Fällen 2–4 Stunden, abhängig von der Komplexität des Mapping und der vorhandenen SFTP‑Zugänge. |
| **Welche Lohnsoftwares werden unterstützt?** | Standardmäßig DATEV, Lexware, Sage HR Suite, Personio und ADP. Weitere Systeme können über individuelle API‑Entwicklung angebunden werden. |
| **Muss ich für die API‑Nutzung extra zahlen?** | Nein – die API ist im **Standard‑Abo** von TimePro enthalten. |
| **Wie sicher ist die Datenübertragung?** | Alle Verbindungen laufen über TLS 1.3, SFTP nutzt SSH‑Verschlüsselung und es gibt IP‑Whitelisting. |
| **Kann ich einzelne Mitarbeitende vom Export ausschließen?** | Ja – im Mitarbeitenden‑Stammdatensatz gibt es ein Flag **„Export aktivieren“**, das Sie per Bulk‑Upload setzen können. |
| **Was passiert, wenn ein Export fehlschlägt?** | Der Job wird im Dashboard als „fehlgeschlagen“ markiert, eine E‑Mail‑Benachrichtigung wird gesendet und das System versucht nach 15 Minuten einen automatischen Retry. |
| **Gibt es eine Testumgebung?** | Ja – Sie können in Ihrem TimePro‑Account einen **Sandbox‑Modus** aktivieren, der keine echten Daten an die Lohnsoftware sendet. |
| **Wie kann ich die Integration anpassen, wenn sich meine Kostenstellen ändern?** | Ändern Sie einfach das Mapping im Export‑Job‑Editor; die Änderungen werden sofort wirksam. |
| **Kann ich mehrere Lohnsoftwares parallel bedienen?** | Selbstverständlich – Sie können pro Export‑Job ein unterschiedliches Zielsystem definieren. |
| **Wo finde ich Support?** | Unser 24/7‑Support ist per Chat, E‑Mail und Telefon erreichbar. Zusätzlich gibt es ein umfangreiches **Knowledge‑Base‑Portal**. |

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Fazit – Warum Sie jetzt handeln sollten

Die Verbindung von **TimePro Solutions** mit **DATEV, Lexware & Co.** ist nicht nur ein technisches Upgrade, sondern ein strategischer Schritt hin zu mehr **Effizienz, Transparenz und Compliance**. Durch die automatisierte Datenübertragung sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und schaffen die Grundlage für datengetriebene Entscheidungen im Personalwesen.

> **Ihr nächster Schritt:** Testen Sie die Integration in einer kostenlosen Testumgebung, legen Sie Ihren ersten Export‑Job an und erleben Sie, wie einfach moderne Zeiterfassung und Lohnabrechnung zusammenarbeiten können.

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