Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung kommt – und das früher als viele denken. Was nach dem EuGH-Urteil von 2019 noch unklar war, wird nun konkret: Deutschland setzt die Vorgaben um. Doch was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Die rechtliche Grundlage

EuGH-Urteil 2019

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden: **Alle EU-Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.** Die Begründung: Nur so können Arbeitsschutzvorschriften wie Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten wirksam durchgesetzt werden.

BAG-Urteil 2022

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 nachgelegt: Auch ohne konkrete gesetzliche Regelung sind Arbeitgeber schon jetzt verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen.

Gesetzliche Umsetzung 2024/2025

Das Bundesarbeitsministerium arbeitet an einer konkreten Regelung im Arbeitszeitgesetz. **Erwartet wird:**

• Gesetzliche Pflicht ab Mitte 2025
• Konkrete Vorgaben zu Art und Umfang der Erfassung
• Bußgelder bei Nichteinhaltung
• Nachweispflicht bei Betriebsprüfungen

Wen betrifft die Pflicht?

Grundsätzlich alle Arbeitgeber

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für:

• ✅ Unternehmen jeder Größe
• ✅ Alle Branchen
• ✅ Gewerbliche und öffentliche Arbeitgeber
• ✅ Arbeitgeber mit Minijobber

Ausnahmen

Diskutiert werden derzeit Ausnahmen für:

• Leitende Angestellte (§ 5 Abs. 3 BetrVG)
• Selbstständige und Freiberufler
• Geschäftsführer

**Wichtig:** Auch bei Ausnahmen kann Erfassung sinnvoll sein (Haftung, Überlastungsschutz).

Was muss erfasst werden?

Mindestanforderungen

Nach aktueller Rechtslage muss erfasst werden: 1. **Beginn der Arbeitszeit** - Zeitpunkt des Arbeitsbeginns - Bei mobilem Arbeiten: Ort optional 2. **Ende der Arbeitszeit** - Zeitpunkt des Arbeitsendes - Unterbrechungen dokumentieren 3. **Dauer der Arbeit** - Automatische Berechnung oder manuelle Eingabe - Ohne Pausen 4. **Pausen** - Bei mehr als 6 Stunden: mindestens 30 Min - Bei mehr als 9 Stunden: mindestens 45 Min

Was muss NICHT erfasst werden

• Detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen
• Private Tätigkeiten während der Arbeitszeit
• Gründe für Überstunden (optional)

Wie muss erfasst werden?

Zulässige Methoden

Der Gesetzgeber macht keine konkreten Vorgaben zum "Wie". **Erlaubt sind:** **Papierbasiert:**

• Stundenzettel
• Arbeitszeitkonto

**Digital:**

• Excel-Listen
• Spezialsoftware
• Mobile Apps
• Stempeluhren

**Wichtig:** Das System muss:

• Manipulationssicher sein
• Zeitnah erfassen
• Leicht zugänglich sein
• DSGVO-konform sein

Empfohlene Methode: Digital

Digitale Systeme bieten entscheidende Vorteile: ✅ **Automatische Berechnung** von Stunden und Pausen ✅ **Manipulationssicher** durch verschlüsselte Speicherung ✅ **Rechtssicher** durch lückenlose Dokumentation ✅ **Zeitersparnis** für Verwaltung ✅ **Mobile Erfassung** für Homeoffice und Außendienst

Welche Strafen drohen?

Bußgelder

Bei Verstoß gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht drohen:

• Bis zu **30.000 €** Bußgeld
• Bei wiederholten Verstößen: Höhere Strafen
• Persönliche Haftung der Geschäftsführung

Weitere Konsequenzen

• Beweislast bei Streitigkeiten
• Nachzahlungen für nicht erfasste Überstunden
• Imageschaden
• Betriebsratsbeschwerden

Datenschutz: DSGVO beachten

Was ist zu beachten?

1. **Zweckbindung:** Zeitdaten nur für Arbeitszeiterfassung nutzen 2. **Zugriffsrechte:** Nur berechtigte Personen dürfen Daten einsehen 3. **Aufbewahrungsfristen:** Daten nach 2 Jahren löschen (außer bei Streit) 4. **Mitarbeiterinformation:** Transparente Kommunikation

Betriebsrat einbinden

Bei Einführung eines Zeiterfassungssystems hat der Betriebsrat **Mitbestimmungsrecht** (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). **Betriebsvereinbarung sollte regeln:**

• Art und Umfang der Erfassung
• Zugriffsrechte
• Datenschutz
• Kontrollmechanismen

Praktische Umsetzung: 5-Schritte-Plan

Schritt 1: Ist-Analyse (Woche 1-2)

• Wie viele Mitarbeiter sind betroffen?
• Gibt es bereits ein System?
• Welche Arbeitsmodelle existieren (Büro, Homeoffice, Außendienst)?
• Was sagt der Betriebsrat?

Schritt 2: System auswählen (Woche 3-4)

• Budget festlegen
• Anforderungen definieren
• Anbieter vergleichen
• Testphase vereinbaren

Schritt 3: Betriebsvereinbarung (Woche 5-6)

• Betriebsrat informieren
• Verhandlungen führen
• Datenschutz-Konzept erstellen
• Betriebsvereinbarung unterzeichnen

Schritt 4: Einführung (Woche 7-10)

• Mitarbeiter schulen
• Testphase mit kleiner Gruppe
• Feedback einholen
• Anpassungen vornehmen

Schritt 5: Go-Live (Woche 11-12)

• Vollständiger Roll-out
• Parallelbetrieb alter Systeme (2 Wochen)
• Kontinuierliche Optimierung

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich als Kleinunternehmer auch erfassen?

**Ja.** Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch Kleinunternehmer mit nur einem Mitarbeiter müssen erfassen.

Was passiert mit Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit in der bisherigen Form (keine Erfassung) ist nicht mehr zulässig. **Aber:** Mitarbeiter können ihre Zeit selbst erfassen – Vertrauen bleibt.

Gilt die Pflicht auch für Homeoffice?

**Ja.** Auch im Homeoffice muss die Arbeitszeit erfasst werden. Digitale Lösungen mit mobiler App sind hier ideal.

Was ist mit Geschäftsführern?

Geschäftsführer einer GmbH sind in der Regel nicht arbeitszeitgesetzlich geschützt. **Aber:** Aus Haftungsgründen kann freiwillige Erfassung sinnvoll sein.

Wie lange müssen Daten gespeichert werden?

**Mindestens 2 Jahre.** Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten kann eine längere Aufbewahrung notwendig sein.

Checkliste: Sind Sie vorbereitet?

• [ ] Anzahl betroffener Mitarbeiter ermittelt
• [ ] Aktuelles System auf Rechtssicherheit geprüft
• [ ] Budget für digitale Lösung eingeplant
• [ ] Betriebsrat informiert
• [ ] Datenschutz-Konzept erstellt
• [ ] Software-Anbieter verglichen
• [ ] Testphase geplant
• [ ] Mitarbeiter-Schulungen vorbereitet
• [ ] Betriebsvereinbarung verhandelt
• [ ] Go-Live-Termin festgelegt

Fazit: Jetzt handeln, Bußgelder vermeiden

Die Arbeitszeiterfassungspflicht kommt – spätestens 2025, faktisch schon jetzt. Wer frühzeitig handelt, vermeidet:

• Bußgelder bis 30.000€
• Nachzahlungen für nicht erfasste Überstunden
• Stress bei Betriebsprüfungen
• Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern

**Unser Tipp:** Starten Sie jetzt mit der Planung. Mit einem digitalen System sind Sie nicht nur rechtssicher, sondern profitieren auch von Zeitersparnis und besserer Übersicht.

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